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【職場溝通】魔鬼藏在細節裡 你我都應該知道的E-mail溝通術
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【職場溝通】魔鬼藏在細節裡 你我都應該知道的E-mail溝通術

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職場中E-mail算是最重要的溝通工具,除了與外部合作的往來信件,內部溝通使用的信件有時或許比當面談話還要更頻繁。在信件往來中,E-mail的撰寫細節時常不經意地被忽略,誤解、耗時的情況屢見不鮮,甚至還被對方認為缺乏專業素養。

以下將介紹幾個在撰寫信件時最需要注意的E-mail溝通術,讓你在職場上離專業更進一步。

1.標題清楚明瞭
信件標題是影響溝通效果的成敗關鍵,有些信件的標題只寫了「您好,我是某某公司的OOO」或是「百忙之中打擾」,對方怎麼知道你來信的目的呢?對於忙碌的上班族來說,這種語意不詳的信件最容易被當成垃圾信件忽略、刪除。最好的標題命名方式最好能使用「一句話總結信件內容」,讓對方一眼就能明白你的目的。

同樣的,回信時如果信件的主旨已經改變了也別忘了修改信件標題。方便往後搜尋信件。EX:「RE:RE:RE:尾牙時間調查」→「尾牙時間定為【109年1月4日】舉行」

 

2.正文內容簡明扼要
寫信的用意在於方便溝通,無論你的訊息有多大量、有多急切地想和對方說明來龍去脈,都請務必記得「寫信不是在寫作文」,任何重要的訊息都要事先統整、歸納成一個重點,並在第一段直接進入正題,讓對方搞清楚你要幹嘛。
一封信件最重要的是「資訊」,所以寒暄問候的話語點到為止,把時間花在如何讓信件讀起來更清楚明瞭就好。

 

3.善用「換行」或「條列式」讓郵件更好讀
如何透過一封信讓對方快速得知重要事項,除了使用精練文字之外,在寫法上也應該簡潔清晰。善用「換行」的方式將文字限制在固定的範圍裡,避免過長的文字導致閱讀上的不便;其次,在討論時間或日期的信件中,建議將選項以條列的方式呈現,在符號上也建議使用辨識度較高的【】或是『』來凸顯重要資訊。

▲不使用換行、條列的方式,閱讀上較為不方便。

 

▲修改後,信件看起來簡潔清楚許多。

 

4.使用副本(CC)或密件副本(BCC)
在網路發達的時代,使用副本或密件副本已經可以算是寫信的基本禮儀了,為了不讓你的收件人一打開信件就被滿坑滿谷的收件者E-mail淹沒,請避免把收件人一股腦地放進「To:/收件者:」的欄位裡。

正本(To:/收件者:)欄位代表信件的直接關係人,如:聯絡窗口、工作執行者,副本(CC)則是給相關人員/非主要收信人,如:上司、經理或其他部門同事等,為了讓其他人員了解狀況或掌握工作進度而使用的。

使用密件副本(BBC)時,收件人在信件內將不會看到其他收件人的E-mail,這樣的方式常用在對外發送信件時,保護收件者的隱私安全。特別是在發送媒體信件時,更需要額外注意使用密件副本,不洩漏媒體窗口的資訊。

 

寄送E-mail方便又快速,一封脈絡清晰、專業又得體的信件,往往能讓人看出你的做事能力。在還沒與對方接觸以前,每一封寄出的信都如同你的分身,好好善用職場E-mail溝通術,成為一個讓人想合作的工作夥伴!

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