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【時間管理】維持工作高效率!番茄鐘工作法,連唐鳳也愛用
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【時間管理】維持工作高效率!番茄鐘工作法,連唐鳳也愛用

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這幾年由於工作型態的轉變,社群軟體逐漸成為工作上不可或缺的工具。雖然社群軟體帶來了即時、便利的優勢,但另一方面也因此導致原先就擁有工作拖延症的多數工作者,變得更容易分心。如果你也正在苦惱該如何提高工作效率,那不妨試試看連唐鳳也推薦的「番茄鐘工作法」!

台灣數位政務委員唐鳳,為了因應台灣防疫開發「口罩地圖」在國際間引發熱議,被日本媒體封為「IQ180台灣天才IT大臣」的他,日前接受《商業週刊》專訪時透露自己在辦公時都使用番茄鐘工作法,讓工作和休息時間保有彈性。而所謂的番茄鐘工作法就是利用25分鐘高度專注在一件事情上,然後再讓自己放鬆5分鐘。不斷重複這個循環,抓緊時間維持高度專注力。

番茄鐘工作法的由來
番茄鐘工作法是義大利人弗利西斯科‧西里洛(Francesco Cirillo)發明的。當時的他在準備考試期間,因為容易分心、靜不下心念書,因此到廚房裡拿了番茄計時鐘,在一次只能計時25分鐘的番茄鐘控制下,重拾平靜、順利通過考試。

以25分鐘為一個基準,在這段時間專注在一件工作上、只處理一件事情,且不能受到任何干擾。等25分鐘一到,立刻休息5分鐘(短休息),短暫的休息時間裡可以上個廁所、活動身體、回覆訊息等等,但不要做太過複雜的事,避免大腦分心。這就是番茄鐘工作法的核心概念。透過這樣的循環,讓自己習慣這種時間規範以刺激學習、提升工作效率。

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番茄工作法的3大要點

  1. 開始前先擬定好工作計畫表
    大部分的人只記得要拿出計時器,按下倒數計時後就一股腦地開始工作,這樣的過程中往往缺乏了判斷需要花費多少時間的能力。因此,在開始前你需要準備工作計畫表,上面必須條列今天的代辦事項,並且清楚列出需要花幾個番茄鐘來完成。

  2. 專注與休息
    番茄鐘的基本概念為專注與休息,在開始專心工作時萬一被打斷了該怎麼辦呢?一般而言,被打斷的情形可能來自於他人或自己。如果是被自己突如其來的想法打斷了,很簡單!只需要先將這些想法寫下來,等番茄鐘結束了,再去做就好了。

    萬一是被別人打斷了呢?例如:開會時間到了、同事需要你幫忙等等,這時候可以依照緊急程度來做判斷。面對不緊急的事,可以先告知對方你目前還需要25分鐘的時間,協調能不能請別人幫忙或是等番茄鐘結束在處理。如果是緊急事件必須馬上處理,則要記得把這一次的番茄鐘作廢,不要接續計時。另外一種常發生的情況為「該休息的時候沒有休息」。很多人會因為當下的狀態不錯,就忽視番茄鐘的計時而繼續工作了好幾個小時。大腦的專注力有限,就算處在狀況好的時候,也一定要在該休息的時間休息。連續專注了太久的時間,會造成大腦運轉過度,出現注意力渙散、思緒不清晰、疲倦的情形。所以請務必記得,在每個番茄鐘結束之後,都要確實的休息。
  3. 回顧番茄鐘
    將每一個番茄鐘的預估和實際操作情況相比,有利於準確抓住自己在工作時的時間感。藉由找出差異,把使用的經驗跟結論應用到下一次番茄鐘工作法裡。

番茄鐘工作法的注意事項

  1. 設定好番茄鐘的時間(一般為25分鐘)。這段時間不可切割,但可以在一個番茄鐘裡放入多個小項目。
  2. 如果一項工作超過6個番茄鐘,就表示這項工作太過複雜,需要重新拆解成小事項來完成。
  3. 每個番茄鐘開始後就不能暫停,如果暫停了必須從頭再來。
  4. 完成了4個番茄鐘後,記得要讓自己休息25分鐘(長休息)。

現代人講求效率而開始學著在同一個時間裡處理多件事情,如打電話時邊處理資料、回覆E-mail信件時順便打開Line看訊息、打資料時一邊想著開會要討論的事項等等,這樣的多工處理不但效率低、出錯率也高,最後導致什麼事也做不好。如果你也常因為同時處理太多事情而造成反效果,不如利用「番茄鐘」讓自己重新專注在一件工作上,這才是真正的提高工作效率。

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